Dataskyddsbeskrivning

Denna dataskyddsbeskrivning beskriver hur Gasgrid Finland Oy och dess dotterbolager, Floating LNG Terminal Finland Oy och Gasgrid Vetyverkot Oy (senare gemensamt kallad Gasgrid Finland Oy Group)  behandlar personuppgifter och informerar registrerade om deras rättigheter.

Gasgrid Finland Oy förbinder sig att vid behandling av kundernas och intressenternas personuppgifter iaktta sekretess och dataskydd och följa nationella lag om dataskydd och EU:s allmänna dataskyddsförordning samt dess förändringar.

Gasgrid Finland Oy använder personuppgifter för en rad olika ändamål. Den här dataskyddsbeskrivnigen beskriver Gasgrid Finland Oy:s integritetspolicy och ändamålen för behandling av personuppgifter samt informerar registrerade om deras rättigheter. Gasgrid Finland Oy behandlar personuppgifter konfidentiellt och samlar in uppgifter endast i den omfattning som det är nödvändigt inom ramen för det lagliga ändamålet.

Personuppgiftsansvarige och dataskyddsbeskrivningens innehåll

Gasgrid Finland Oy (FO-nummer: 3007894-1, kontaktuppgifter: länk) verkar på uppdrag av alla organisationer inom Gasgrid Finland Oy-koncernen som personuppgiftsansvarige för behandling av personuppgifter som beskrivs i den här dataskyddsbeskrivningen.

Som registrerad kan du antingen vara vår kund, vår potentiella kund eller en kontaktperson för en sådan kund; en arbetssökande, en slutkund av naturgas, en representant för en samarbetspartner, en sponsorsökande eller en annan person som tillhör våra intressenter (”Registrerad”) med vilka det är viktigt eller nödvändigt för oss att kunna vara i kontakt.

Denna dataskyddsbeskrivning gäller främst behandling av personuppgifter i följande situationer:

• För underhåll och hantering av kundrelationen (inklusive behandling av uppgifter om kontaktpersoner hos vår kund);
• Behandling av uppgifter om våra samarbetspartner, media- och myndighetskontakter och andra intressenter, inkl. intressentundersökningar;
• Upphandlingsförfaranden
• Särskilda särdrag i vår verksamhet och våra lagstadgade skyldigheter som systemansvariga för överföringssystem (inkl. Gasdatahub, Gasgrid portal, systemet för ursprungsgaranti);
• Samarbete mellan myndigheter, kriskommunikation;
• Prenumerationer på våra nyhetsbrev och utskick av annan kommunikation till intressenter;
• Genomförande av tävlingar och kampanjer och interaktion på sociala mediekanaler;
• Besök i våra lokaler och verksamhetsplatser;
• Inbjudningar till och deltagande i våra evenemang och seminarier;
• Rekryteringsprocesser;
• Kontakter och feedback via vår webbplats och e-postadresser;
• Anmälningar via anmälningskanalen för oegentligheter;
• Videoövervakning och tillträdeskontroll;
• Sponsringsansökningar;
• Cookies som används på våra webbplatser och webbplatsanalys.

Vilka personuppgifter vi behandlar

De personuppgifter vi behandlar kan huvudsakligen delas in i följande grupper:

Kunder, leverantörer, samarbetspartner och andra intressenter, såsom gasproducenter och andra marknadsaktörer och deras sambandsmän

• Information om företagsägande, inklusive information om verkligt ägande
• För- och efternamn
• Kontaktuppgifter (telefonnummer, adress och e-postadress)
• Uppgifter om din befattning (din arbetsgivare, ditt yrke, arbetsuppgift, examen, position i din organisation och eventuella representationsrättigheter)
• Uppgifter om allergier och specialkost vid arrangemang
• Användarnamn och lösenord när du använder Gasgrid-portalen, ursprungsgarantisystemet eller Gasdatahub
• Svar på kundnöjdhets-, intressent- eller marknadsundersökningar
• Uppgifter om anställningshistorik och utbildningsbakgrund som den registrerade har delgivit oss i samband med våra upphandlingsförfaranden vid bedömning av våra leverantörers kvalifikationer.

Slutkunder av naturgas

• De centraliserade datautbytessystemen för naturgashandel behandlar konsumtionsdata för fysiska personer som omfattas av fjärrläsning, liksom platsidentifierare för förbrukningsobjekt, som kan användas för att rikta förbrukningsdata till kunder i kundregister för återförsäljare och distributionsnätsinnehavare. Användningsplatsuppgifter kan innehålla slutkundens adress och namn.

Användare av anmälningskanalen för oegentligheter

• Uppgifter om oegentligheter eller annat oetiskt beteende som anmäls via Gasgrids anmälningskanal för oegentligheter. Anmälan kan innehålla personuppgifter om en tredje part, såsom namn, kontaktuppgifter, bildfiler eller andra personuppgifter relaterade till den anmälda aktiviteten.
• Anmälan kan också innehålla anmälarens personuppgifter, om dessa frivilligt tillhandahålls av anmälaren (namn och kontaktuppgifter).

Arbetssökande

• Namn, kontaktuppgifter och uppgifter om arbetshistoria och utbildningsbakgrund.
• Andra uppgifter som den registrerade har lämnat till oss i samband med anställningsansökan, till exempel en bild och andra uppgifter som finns i anställningsansökan och meritförteckningen.
• Alla uppgifter relaterade till person- och lämplighetsbedömningar, samt uppgifter relaterad till personliga säkerhetsrapporter och drogtester, i enlighet med reglerna i tillämplig lagstiftning om dataskydd.

Sponsringsökande

• Kontaktuppgifter som tillhandahålls i samband med sponsringsansökan (kontaktpersonens namn och kontaktuppgifter, kontonummer).
• Alla ytterligare uppgifter om sponsringsobjektet som skickas in i samband med sponsringsansökningarna.

Besökare, kontakter

• Uppgifter som tillhandahålls i samband med en kontaktbegäran eller feedback, till exempel kontaktuppgifter och uppgifter i ett eventuellt meddelande.
• Bildmaterial om den registrerade (om du besöker våra lokaler med kameraövervakning eller om du har gett ditt samtycke till behandling och publicering av dina bilder för vår marknadsföring).

Onlinekurs om säkerhet

• Alla som arbetar för Gasgrid genomför en onlinekurs om säkerhet. Kursdeltagaren fyller i onlinekursstatistiken med namn, e-postadress, företag och FO-nummer, säkerhets- och brandarbetskortets giltighetstid och skattenummer.

Besökare av webbplatsen

• Teknisk uppgifter: cookies, IP -adresser, enhetsuppgifter, besökta objekt på vår webbplats och analys baserat på dem (tekniska uppgifter kombineras inte med ditt namn eller kontaktuppgifter)

Vi fattar inte beslut som enbart bygger på automatisk behandling, till exempel profilering, som har rättsverkningar för den registrerade.

Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter

Vi behandlar endast dina personuppgifter för ändamål för vilka lagenligheten i behandlingen uppfylls. Våra behandlingsändamål baseras huvudsakligen på följande rättsliga grunder:

• För att genomföra avtal
  • Sponsringsavtal (om sponsring söks av en fysisk person).

• För att uppfylla våra lagstadgade skyldigheter
  • Tillhandahållande av tjänster inom ramen för systemansvarig för överföringssystem enligt naturgasmarknadslagen.
  • För att förvalta ansvaret för upprätthållaren av ursprungsgarantisystemet enligt ursprungsgarantilagen.
  • Behandling av anmälningar som mottagits via anmälningskanalen för oegentligheter baserat på EU-direktivet om skydd av visselblåsare och den nationella lagstiftning som implementerar den.
  • Efterlevnad av EU:s och FN:s sanktionslagstiftning och beslut
  • Behandling av uppgifter från rekryteringsprocesser i enlighet med lagstiftning om dataskydd och jämställdhet.
  • Enligt tvingande lagstiftning kan dina personuppgifter också bevaras under en längre tid än vad som krävs för att genomföra avtal, om detta till exempel krävs på grund av bokföringslagstiftningen.

• Baserat på vårt legitima intresse
  • Behandling av kontaktuppgifter för kunder, leverantörer och samarbetspartner för att upprätthålla kontakten och underhålla och hantera relationen.
  • För att skicka kund- och intressentkommunikation.
  • Sponsringsansökningar, sponsringsavtal (om den som ansöker om sponsring är en gemenskap).
  • Nyhetsbrev via e-post där vi marknadsför saker som är nära relaterade till tjänsten eller produkten som beställts och vi har fått dina kontaktuppgifter t.ex. genom formuläret på www-sidan, samt övrig kommunikation till intressentgrupper.
  • Direktmarknadsföring baserad på profilering. Du har rätt att välja bort direktmarknadsföring, som vi vederbörligen kommer att informera dig om i samband med vår direktmarknadsföring.
  • Säkra vår egendom och verksamhet när du besöker våra lokaler och längs vår infrastruktur. Några av våra lokaler har kameraövervakning.
  • I samband med våra upphandlingsförfaranden, om din gemenskap har varit tvunget att tillhandahålla uppgifter om din arbetshistorik och utbildningsbakgrund för att visa din expertis.
  • Kundnöjdhets- och intressentundersökningar.
  • När vi organiserar olika evenemang (inklusive intressentmöten, utbildningar, räddningsövningar, webbinarier, informationsmöten och kundforum).
  • För att genomföra vår onlinekurs om säkerhet.
  • När vi samlar in dina kontaktuppgifter för vår övriga kommunikation.

• Baserat på ditt samtycke
  • Annat än viktiga cookies som används på våra webbplatser.
  • Om du ger ditt frivilliga samtycke till behandlingen av dina personuppgifter, kommer vi när du ger ditt samtycke att berätta för vilket syfte vi samlar in dina personuppgifter vid varje given tidpunkt och för vilket syfte du ger ditt samtycke. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att följa instruktionerna i samtycket eller genom att kontakta oss.

Hur vi samlar in personuppgifter

• I princip samlar vi alltid in personuppgifter från dig.
• Om du är den kontaktperson som behövs för att genomför ett avtal kan vi också få uppgifter från den gemenskap du representerar.
• Dessutom kan vi också samla in personuppgifter från tredje part, till exempel genom anmälningskanalen för oegentligheter, de som genomför test relaterade till rekryteringsprocesser och från privata och offentliga register, som t.ex. är:
  • Suomen Asiakastieto Oy
  • Suomen Tunnistetieto Oy
  • Befolkningsregistret
  • Handelsregistret
  • Fonecta Oy
• För slutanvändare som använder naturgas kommer uppgifter att tas emot från andra gasmarknadsaktörer, som också kommer att informera de registrerade om behandlingen.

Hur länge behåller vi personuppgifter

Vi har fastställt lagringstider för personuppgifter. Vid slutet av lagringsperioden raderas uppgifterna. Lagringsperioden är inte alltid en förutbestämd fast period, men den angivna perioden baseras på syftet med vår behandling och dess rättsliga grund (inklusive marknadsföringskampanjens varaktighet eller avtalets giltighetstid) eller uppfyllandet av en juridisk skyldighet.

Vi utvärderar regelbundet de syften för vilka personuppgifter behandlas och de rättsliga grunderna för behandling av personuppgifter, och vi raderar personuppgifter för vilka ändamålet eller den rättsliga grunden för behandlingen har gått ut. Uppgifter som vi till exempel samlar in förr att organisera en tävling i samband med en marknadsföringskampanj raderas efter tävlingen, och vi tar bort inspelningar av vår kameraövervakning med jämna mellanrum om vi inte måste behålla dem vid en skadehändelse för att skydda våra rättigheter.

Vem vi lämnar ut personuppgifter till – grupper av mottagare av personuppgifter

Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till våra utvalda samarbetspartner som behandlar personuppgifter för vår räkning (t.ex. IT- och molntjänster, inkassoföretag, avsändare av evenemangsinbjudningar, kommunikationspartner, tryckerier, evenemangs- och inbjudningsplattformar). Vi säkerställer genom avtal och instruktioner som ges till den personuppgiftsansvarige att den ansvariges datasäkerhet och dataskydd ligger på den nivå som krävs enligt lag.

I samband med evenemang och webbinarier kan vi avslöja närvarouppgifter för evenemangspartner och medarrangörer. Uppgifter om slutkunder på naturgasmarknaden lämnas ut i enlighet med lagstiftningen. Vid behov kommer vi att be om ditt samtycke till utlämnande av personuppgifter. Dessutom kan vi behöva förse myndigheteter med dina personuppgifter (t.ex. tullen, skatteförvaltningen, Energimyndigheten eller polisen).

Överföring av personuppgifter till tredjeländer

I första hand kommer dina personuppgifter i princip inte att lämnas ut utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. I vissa fall kan vi avslöja och överföra din personuppgifter till våra utvalda samarbetspartner i tredjeländer som behandlar personuppgifterna för vår räkning. I dessa situationer följer vi kraven i EU:s allmänna dataskyddsförordning för överföring av data till tredjeländer:

• Kommissionen har beslutat att tredjelandet ifråga har tillhandahållit en tillräcklig nivå av dataskydd. Inget särskilt tillstånd krävs för denna överföring.
• I annat fall säkerställer vi en tillräcklig dataskyddsnivå genom att till exempel använda standardavtalsklausuler som utarbetats av Europeiska kommissionen i samband med överföring av data och alla andra skyddsåtgärder som krävs enligt dataskyddsföreskrifter.
• Vi ingår ett personuppgiftsbehandlingsavtal för överföringen och tillhandahåller nödvändiga instruktioner till behandlaren.

Hur vi skyddar integriteten för din personuppgifter

Din integritet är av största vikt. Personuppgifter kommer att hållas konfidentiella. Vi har lämpliga tekniska och organisatoriska medel för vår verksamhet för att säkerställa dataskydd och förhindra personuppgiftsintrång. Vi använder säkerhetsprogramvara av hög standard och begränsar åtkomst till behandling av personuppgifter i vår organisation och i våra system till de personer som behöver åtkomst till dina personuppgifter under arbetets gång (access control).

Servrarna finns i ett separat låst enhetsutrymme och tjänsteleverantörens servrar ligger i välskyddade och kontrollerade datacenter. Uppgifterna är t.ex. skyddade av en brandvägg och tillgång till personuppgifter kräver användning av ett användarnamn och lösenord. Användarnamn och åtkomsträttigheter hanteras av vårt företags IT-avdelning.

Dina rättigheter

Du har följande rättigheter när du är registrerad:

• Åtkomst till din personuppgifter
  • Du kan kontrollera vilka personuppgifter vi behandlar. När vi har verifierat din identitet kommer vi att leverera dig uppgifterna som vi behandlar och andra uppgifter som krävs enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning, till exempel ytterligare uppgifter om dina rättigheter.
• Korrigering av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter
  • Du kan få dina felaktiga eller ofullständiga uppgifter korrigerade. Meddela oss om du tycker att din uppgifter är ofullständiga eller felaktiga så korrigerar vi dem.
• Radering av dina personuppgifter (”rätt att bli glömd”)
  • Du kan begära radering av dina personuppgifter om till exempel personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlades in, om behandlingen är olaglig eller om personuppgifterna måste raderas för att vi ska kunna följa ett lagstadgat krav. Du kan begära radering av dina personuppgifter, förutsatt att radering av dina personuppgifter inte begränsas av till exempel en juridisk skyldighet eller lösning av en pågående tvist.
• Begränsningar i behandlingen av dina personuppgifter
  • Om det finns några tvivel om den rättsliga grunden för vår behandling av eller riktigheten i dina uppgifter kan du be oss att begränsa behandlingen av dina personuppgifter medan vi undersöker saken.
• Överföring av din personuppgifter från ett system till ett annat
  • Om dina personuppgifter som du har lämnat behandlas automatiskt med ditt samtycke eller efter överenskommelse mellan dig och oss, kan du begära att uppgifterna levereras i en strukturerad, vanligen använd och maskinläsbar form, och du kan också begära den att personuppgifterna överförs till en annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt.
• Motstånd mot behandling av personuppgifter
  • Du har rätt att invända mot behandling av vissa personuppgifter, inklusive till exempel behandling av dina personuppgifter för marknadsföringsändamål eller när vi på annat sätt använder vårt legitima intresse som underlag för behandling. Till exempel kan du förbjuda vår direktmarknadsföring enligt instruktionerna.
• Rätten att återkalla ditt samtycke
  • Om behandlingen bygger på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till sådan behandling.
• Klagomål till tillsynsmyndigheten
  • Du har också rätt att klaga till den nationella dataskyddsmyndigheten. Om du vill göra ett klagomål om behandlingen av dina personuppgifter till en nationell tillsynsmyndighet, kan du göra det genom att kontakta din lokala dataskyddsmyndighet. Den relevanta myndigheten i Finland är datatillsynsmannen (www.tietosuoja.fi).

Förfrågningar angående din rätt att radera eller verifiera dina personuppgifter måste adresseras skriftligen med underteckning via post eller e-post, varefter vi kommer att kontakta dig för att behandla begäran. Alla förfrågningar baserade på dina rättigheter ombeds adresseras i enlighet med avsnittet Kontakta oss.

Cookies

Vår webbplats använder cookies. Cookies är textfiler som finns på den enhet du använder för internetsurfning. Vi använder analyscookies för att förbättra användarupplevelsen på vår webbplats och för att spåra antalet besökare på våra webbplatser. Du kan låta bli att acceptera användningen av cookies eller ta bort cookies, vilket dock kan begränsa användbarheten på vår webbplats. Du kan hitta mer information om de cookies som används i vår cookiepolicy: https://gasgrid.fi/fi/sv/cookies/

Ändring av dataskyddsbeskrivningen

Vi kommer att ändra denna dataskyddsbeskrivning om vår grund för behandling av personuppgifter eller andra omständigheter som gäller vid tidpunkten för utarbetandet av denna dataskyddsbeskrivning ändras. Vi kommer dock inte att ändra syftet med behandlingen av dina personuppgifter utan ditt samtycke när den ligger till grund för behandlingen. Vi förbinder oss att iaktta att dina lagstadgade rättigheter efterlevs enligt beskrivningen ovan, oavsett ändringar i denna dataskyddsbeskrivning. Den senaste versionen av vår dataskyddsbeskrivning finns på vår webbplats (www.gasgrid.fi).

Kontakter

Du kan kontakta oss via e-post: info@gasgrid.fi. eller via feedbackformuläret: https://gasgrid.fi/yhteystiedot/#anna-palautetta

Du kan också ta kontakt eller lämna in ett klagomål till den nationella dataskyddsmyndigheten, som är datatillsynsman i Finland (www.tietosuoja.fi).

Denna dataskyddsbeskrivning uppdaterades senast 19.8.2021. Gasgrid Finland Oy kan uppdatera denna dataskyddsbeskrivning och strävar efter att använda rimliga medel för att i god tid informera den registrerade om eventuella ändringar och deras påverkan. Gasgrid Finland Oy uppmanar den registrerade att granska denna dataskyddsbeskrivning efter att ha informerats om eventuella ändringar.