Tietosuojaseloste

Tässä asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaselosteessa kuvataan Gasgrid Finland Oy:n noudattama tietosuojakäytäntö ja informoidaan rekisteröityjä oikeuksistaan.

Gasgrid Finland Oy on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien asiakkaiden ja sidosryhmien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta sekä noudattamaan tietosuojaa koskevaa kansallista lainsäädäntöä ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta muutoksineen.

Gasgrid Finland Oy käsittelee henkilötietoja moniin eri tarkoituksiin. Tämä tietosuojaseloste kuvaa Gasgrid Finland Oy:n tietosuojakäytännöt, käsittelytarkoitukset ja antaa tietoa rekisteröidyille oikeuksistaan. Gasgrid Finland Oy käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti ja kerää tietoja vain siinä laajuudessa kuin se laillisen käsittelytarkoituksen puitteissa on tarpeellista.

Rekisterin nimi ja tiedot rekisterinpitäjästä

Gasgrid Finland Oy toimii rekisterinpitäjänä. Rekisterin nimi on Gasgrid Finland Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri. Gasgrid Finland Oy vastaa yhtiön rekisteristä ja henkilötietojen käsittelyn kuvaamisesta.

Rekisteröitynä voit olla joko asiakkaamme, potentiaalinen asiakkaamme, heidän yhteyshenkilönsä yhteistyökumppaneiden edustaja tai muu sidosryhmiimme kuuluva (”Rekisteröity”), joiden kanssa meille on tärkeää tai välttämätöntä mahdollistaa yhteydenpito.

Rekisterinpitäjä:

Gasgrid Finland Oy

Y-tunnus: 3007894-1

Keilaranta 19 D, 02150 Espoo

Sähköposti: info@gasgrid.fi

Tietosuojaselosteen sisältö

Tietosuojaselosteemme sisältää seuraavat tiedot:

  • Mitä henkilötietoja käsittelemme
  • Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperuste
  • Miten keräämme henkilötietoja
  • Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja
  • Kenelle luovutamme henkilötietoja – henkilötietojen vastaanottajaryhmät
  • Henkilötietojen luovuttaminen kolmansiin maihin
  • Miten turvaamme henkilötietojen tietosuojan
  • Oikeutesi
  • Evästeet
  • Tietosuojaselosteen muuttaminen
  • Yhteydenotot

Mitä henkilötietoja käsittelemme

Käsittelemämme henkilötiedot voidaan pääasiassa jakaa seuraaviin ryhmiin:

  • Etu- ja sukunimi
  • Yhteystiedot (puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite)
  • Asemaasi liittyvät tiedot (työnantajasi, ammattisi, työtehtäväsi, tutkintosi, asemasi yhteisössäsi ja mahdolliset edustusoikeutesi)
  • Henkilötunnus ja syntymäaika
  • Allergia- ja erityisruokavaliotiedot tapahtumien järjestämisen yhteydessä
  • Käyttäjätunnus ja salasana käytettäessä Gasgrid -portaalia tai Kaasudatahubia
  • Asiakastyytyväisyys- tai markkinointikyselyn vastaukset
  • Luotto- ja maksuhäiriötiedot
  • Tekniset tiedot: Evästeet, IP-osoitteet, laitetiedot, verkkosivuillamme vierailukohteet ja niihin perustuva analytiikka (teknisiä tietoja ei yhdistetä nimeesi tai yhteystietoihisi).
  • Muut meille yhteydenottopyynnön jättämisen yhteydessä annetut tiedot, kuten mahdollisen viestin sisältämät tiedot.
  • Kuvamateriaalia Rekisteröidystä (jos vierailet toimitiloissamme, jossa on kameravalvonta tai jos olet antanut suostumuksesi kuvamateriaalisi käsittelyyn ja julkaisuun markkinointiamme varten).
  • Työhistoriaa ja koulutustaustaa koskevat tiedot (jotka Rekisteröity on antanut meille hankintamenettelyjemme yhteydessä arvioidessamme toimittajiemme pätevyyttä).

Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan tarkoitukseen, jossa käsittelyn lainmukaisuus täyttyy. Käsittelytarkoituksemme perustuvat pääasiassa seuraaviin lainmukaisiin oikeusperusteisiin:

  • Sopimuksen täytäntöönpanoon

Jos edustat yritystä, jonka kanssa olemme sopimussuhteessa, voimme kerätä sinusta:

  • Nimesi
  • Yhteystietosi
  • Asemaasi liittyvät tiedot

Tietoja voimme käsitellä:

  • Sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tarpeellisen yhteydenpidon ja sitä koskevan asiakkuussuhteen hoitamiseksi ja ylläpitämiseksi.
  • Asiakkuussuhteen ylläpitämiseksi ja hoitamiseksi, asiakastiedotteiden lähettämiseksi ja asiakastyytyväisyyskyselyjen toteuttamiseksi.
  • Lakisääteisen velvoitteemme täyttämiseen meillä saattaa olla velvollisuus pakottavan lainsäädännön takia käsitellä henkilötietojasi. Henkilötietojasi saatetaan esimerkiksi säilyttää pidempään kuin sopimukseen täytäntöönpanemiseksi on tarpeen muun muassa kirjanpitolainsäädännön takia.

Oikeutettuun etuumme perustuen

Oikeutetun etumme perusteella voimme käsitellä henkilötietojasi:

  • Sähköpostitse lähetettäviin uutiskirjeisiin, joissa markkinoimme itse tai työnantajasi tilaamaan palveluun tai tuotteeseen läheisesti liitännäisiä asioita ja olemme saaneet yhteystietosi esimerkiksi www-sivuilla olevan lomakkeen kautta.
  • Profiloinnin perusteella suoritettavaan suoramarkkinointiin
  • Sinulla on kielto-oikeus (opt-out) suoramarkkinointiin, josta informoimme asianmukaisesti sinua suoramarkkinointimme yhteydessä.
  • Omaisuutemme ja toimintamme turvaamiseksi, kun vierailet toimitiloissamme ja infrastruktuurimme varrella.
  • Osassa tiloissamme on käytössä kameravalvonta.
  • Hankintamenettelyjemme yhteydessä, mikäli yhteisöäsi on vaadittu toimittamaan asiantuntemuksesi osoittamiseksi työhistoriaasi ja koulutustaustaasi koskevaa tietoa.

Sinulta saatuun suostumukseen perustuen

  • Jos annat vapaaehtoisen suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, kerromme suostumuksen antamisen yhteydessä sinulle, mihin käsittelytarkoitukseen olemme kulloinkin keräämässä henkilötietojasi ja mihin olet suostumuksesi antamassa.
  • Kysymme suostumustasi henkilötietojesi käsittelyyn muun muassa:
    • Järjestäessämme erilaisia tapahtumia (mm. sidosryhmätapaamiset, koulutukset, pelastusharjoitukset). Tapahtumien järjestämiseksi saatamme kerätä mm. nimesi, yhteystietosi, työnantajasi ja mahdollisesti asemasi yhteisössäsi sekä tiedon erityisruokavaliostasi.
    • Asiakastyytyväisyyskyselyihin vastatessasi.
    • Kun keräämme yhteystietosi muuta yhteydenottoamme varten.
  • Voit peruuttaa antamasi suostumuksen, milloin tahansa suostumuksen antamisen yhteydessä annettuja ohjeita noudattaen tai ottamalla yhteyttä meihin.

Miten keräämme henkilötietoja

  • Lähtökohtaisesti keräämme henkilötiedot aina sinulta.
  • Jos olet sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tarvittava yhteyshenkilö, voimme saada tiedot myös edustamaltasi yhteisöltä.
  • Lisäksi voimme kerätä henkilötietoja myös kolmansilta osapuolilta, kuten yksityisistä ja julkisista rekistereistä, joita mm. ovat:
    • Suomen Asiakastieto Oy
    • Väestörekisteri
    • Kaupparekisteri
    • Fonecta Oy

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja

Olemme määrittäneet säilytysajat henkilötiedoille. Säilytysajan päättymisen jälkeen tiedot poistetaan. Säilytysaika ei ole aina ennalta määrätty kiinteä aika, vaan määritetty aika perustuu käsittelytarkoituksemme ja sen lainmukaisen oikeusperusteen voimassaoloon (mm. markkinointikampanjan kesto tai sopimuksen voimassaolo) tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen.

Tarkastelemme säännöllisin väliajoin käsittelytarkoituksemme ja sen oikeusperusteen voimassaolon ja poistamme henkilötiedot, joiden käsittelytarkoitus tai oikeusperuste on päättynyt. Esimerkiksi tapahtumien tai markkinointikampanjaamme liittyvän kilpailun järjestämiseksi keräämämme tiedot poistamme tapahtuman tai kilpailun jälkeen ja kameravalvontamme nauhoitteet poistamme säännöllisin väliajoin, ellemme joudu säilyttämään niitä vahinkotapahtuman sattuessa oikeuksiemme turvaamiseksi.

Kenelle luovutamme henkilötietoja – henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Voimme luovuttaa henkilötietojasi valitsemillemme yhteistyökumppaneillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme (mm. IT- ja pilvipalvelut, perintäyhtiöt ja tapahtumakutsujen lähettäjät). Varmistamme sopimuksella ja käsittelijälle annetulla ohjeistuksella, että käsittelijän tietoturva ja tietosuoja ovat lainsäädännön edellyttämällä tasolla. Kysymme tarvittaessa suostumuksesi henkilötietojen luovutukseen. Lisäksi saatamme olla velvoitettuja luovuttamaan sinusta viranomaisille henkilötietoja (mm. tulli, verohallinto tai poliisi).

Henkilötietojen luovuttaminen kolmansiin maihin

Ensisijaisesti henkilötietojasi ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Joissain tapauksissa voimme luovuttaa ja siirtää henkilötietojasi kolmansissa maissa toimiville valitsemillemme yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme. Näissä tilanteissa noudatamme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen asettamia vaatimuksia tietojen kolmansiin maihin siirrolle:

  • Komissio on päättänyt, että kyseinen kolmas maa on järjestänyt riittävän tietosuojan tason. Tälle siirrolle ei tarvita erityistä lupaa.
  • Varmistamme muutoin tietosuojan riittävän tason käyttämällä esimerkiksi Euroopan komission laatimia mallilausekkeita tietojen siirron yhteydessä.
  • Teemme siirrosta henkilötietojen käsittelysopimuksen ja annamme käsittelijälle tarpeellisen ohjeistuksen.

Miten turvaamme henkilötietojen tietosuojan

Tietosuojasi on ensiarvoisen tärkeää. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Käytössämme ovat liiketoimintamme luonteeseen nähden asianmukaiset tekniset ja organisatoriset keinot tietosuojan turvaamiseksi ja henkilötietojen tietoturvaloukkauksen estämiseksi. Käytämme korkeiden standardien mukaisia tietoturvaohjelmistoja sekä rajoitamme pääsyn henkilötietojen käsittelyyn organisaatiossamme ja järjestelmissämme vain niille henkilöille, joiden on työtehtävissään välttämätöntä käsitellä henkilötietojasi (access control).

Palvelimet sijaitsevat erillisessä lukitussa laitetilassa ja palveluntarjoajan palvelimet hyvin suojatuissa ja valvotuissa konesaleissa. Tiedot on mm. suojattu palomuurilla ja henkilötietoihin pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan käyttöä. Käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia hallinnoi yhtiömme tietohallinto.

Oikeutesi

Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

  • Pääsy henkilötietoihisi
    • Voit tarkistaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme. Varmistuttuamme henkilöllisyydestäsi, toimitamme sinulle käsittelemänne tiedot ja muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimat tiedot, kuten lisätietoa oikeuksistasi.
  • Virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaus
    • Voit saada virheelliset tai puutteelliset tietosi korjatuksi. Ilmoitathan meille, mikäli havaitset tietojesi olevan puutteelliset tai virheelliset, niin korjaamme ne.
  • Henkilötietojesi poistaminen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
    • Voit vaatia henkilötietojesi poistamista edellyttäen, ettei mikään laillinen käsittelyperuste täyty eikä henkilötietojen poistamista rajoita esimerkiksi lakisääteinen velvoite tai vireillä olevan riita-asian selvittäminen.
  • Henkilötietojesi käsittelyn rajoittaminen
    • Jos käsittelymme oikeusperusteesta tai tietojesi oikeellisuudesta on epäselvyyttä, voit asian selvittämisen ajaksi pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.
  • Henkilötietojesi siirto järjestelmästä toiseen
    • Voit pyytää meitä siirtämään henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli se on teknisesti mahdollista ja turvallista.
  • Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen oikeutetun etumme perusteella
    • Voit esimerkiksi kieltää suoramarkkinointimme sen yhteydessä ohjeistamallamme tavalla.
  • Valitus valvontaviranomaiselle
    • Voit tehdä valituksen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle kaikissa valtioissa, joissa toimimme. Pyynnöt koskien oikeuttasi henkilötietojesi poistamiseen tai tarkistamiseen pyydämme osoittamaan kirjallisesti allekirjoitettuna postitse tai sähköpostitse, jonka jälkeen olemme yhteydessä sinuun pyynnön toteuttamiseksi. Kaikki oikeuksiisi perustuvat pyynnöt pyydetään osoittamaan Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Evästeet

Verkkosivuillamme on käytössä evästeet. Evästeet ovat tekstitiedostoja, jotka löytyvät selailuun käyttämästäsi laitteesta. Käytämme analytiikkaevästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi verkkosivuillamme ja verkkosivustomme sivujen kävijämäärän seurantaan. Voit olla hyväksymättä evästeiden käytön tai poistaa evästeet, joka voi kuitenkin rajoittaa verkkosivujemme käytettävyyttä.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Muutamme tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittelyperusteemme tai muut tämän tietosuojaselosteen laatimishetkellä voimassaolleet olosuhteet muuttuvat. Emme kuitenkaan muuta henkilötietojesi käsittelytarkoitusta ilman suostumustasi sen ollessa käsittelyn peruste. Kuvaamiemme lakisääteisten oikeuksiesi toteutumista sitoudumme noudattamaan tietosuojaselosteen muutoksesta huolimatta. Uusin versio tietosuojaselosteestamme löytyy verkkosivuiltamme (www.gasgrid.fi).

Yhteydenotot

Voit ottaa yhteyttä meihin sähköpostitse: info@gasgrid.fi tai puhelimitse: +358 50 327 2168. (www.gasgrid.fi) Voit myös ottaa yhteyttä tai tehdä valituksen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 1.1.2020. Gasgrid Finland Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta ja pyrkii käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaakseen rekisteröidylle hyvissä ajoin mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista. Gasgrid Finland Oy kehottaa rekisteröityä tarkistamaan tämän tietosuojaselosteen saatuaan tiedon sitä koskevista muutoksista. 

Asiakaspalvelussamme on ruuhkaa