Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Gasgrid Finland Oy:n ja sen tytäryhtiöiden, Floating LNG Terminal Finland Oy:n sekä Gasgrid Vetyverkot Oy:n (yhdessä jäljempänä ”Gasgrid Finland Oy-konserni”) henkilötietojen käsittelyä ja informoidaan rekisteröityjä heidän oikeuksistaan.

Gasgrid Finland Oy on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta sekä tietosuojasta ja noudattamaan tietosuojaa koskevaa kansallista lainsäädäntöä ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta muutoksineen.

Gasgrid Finland Oy käsittelee henkilötietoja moniin eri tarkoituksiin. Tämä tietosuojaseloste kuvaa Gasgrid Finland Oy:n tietosuojakäytäntöjä ja henkilötietojen käsittelytarkoituksia sekä antaa rekisteröidyille tietoja heidän oikeuksistaan. Gasgrid Finland Oy käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti ja keräävät tietoja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laillisen käsittelytarkoituksen puitteissa.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojaselosteen sisältö

Gasgrid Finland Oy (y-tunnus 3007894-1, yhteystiedot: linkki) toimii kaikkiin Gasgrid Finland Oy-konserniin kuuluvien yhtiöiden rekisterinpitäjänä tässä selosteessa kuvatun henkilötietojen käsittelyn osalta.

Rekisteröitynä voit olla joko asiakkaamme, potentiaalinen asiakkaamme tai tällaisen asiakkaan yhteyshenkilö; työnhakija, maakaasua käyttävä loppuasiakas, yhteistyökumppaneiden edustaja, sponsoroinnin hakija tai muu sidosryhmiimme kuuluva henkilö (”Rekisteröity”), jonka kanssa meidän on tärkeää tai välttämätöntä olla yhteydessä.

Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä pääasiassa seuraavissa tilanteissa:

• Asiakassuhteemme hoitaminen (ml. asiakkaamme yhteyshenkilöiden tietojen käsittely);
• Yhteistyökumppaneiden, media- ja viranomaiskontaktien ja muiden sidosryhmien tietojen käsittely, ml. sidosryhmäkyselyt;
• Hankintamenettelyt
• Toimintamme erityispiirteet ja lakisääteiset velvollisuutemme järjestelmävastaavana siirtoverkonhaltijana (ml. Kaasudatahub, Gasgrid portal, alkuperätakuujärjestelmä);
• Viranomaisyhteistyö, kriisiviestintä;
• Uutiskirjeidemme tilaukset ja muun viestintämme lähettäminen sidosryhmille;
• Kilpailuiden ja kampanjoiden toteuttaminen sekä vuorovaikutus sosiaalisen median kanavissa;
• Vierailut toimitiloissamme ja toimintapaikoissamme;
• Kutsut tapahtumiimme ja seminaareihimme ja niihin osallistuminen;
• Rekrytointiprosessit;
• Yhteydenotot ja palautteet verkkosivujemme kautta ja sähköpostiosoitteisiimme;
• Ilmoitukset väärinkäytösten ilmoituskanavan kautta;
• Videovalvonta ja kulunvalvonta;
• Sponsorointihakemukset;
• Verkkosivustoillamme käytettävät evästeet ja verkkosivuston analytiikka.

Mitä henkilötietoja käsittelemme

Käsittelemämme henkilötiedot voidaan pääasiassa jakaa seuraaviin ryhmiin:

Asiakkaat, toimittajat, yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät, kuten kaasujen tuottajat ja muut markkinatoimijat sekä näiden yhteyshenkilöitä

• Yhtiön omistusta koskevat tiedot, mukaan lukien tosiasiallisia edunsaajia koskevat tiedot
• Etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot (puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite)
• Asemaasi liittyvät tiedot (työnantajasi, ammattisi, työtehtäväsi, tutkintosi, asemasi yhteisössäsi ja mahdolliset edustusoikeutesi)
• Allergia- ja erityisruokavaliotiedot tapahtumien järjestämisen yhteydessä
• Käyttäjätunnus ja salasana käytettäessä Gasgrid -portaalia, alkuperätakuujärjestelmää tai Kaasudatahubia
• Asiakastyytyväisyys-, sidosryhmä- tai markkinointikyselyn vastaukset
• Työhistoriaa ja koulutustaustaa koskevat tiedot, jotka Rekisteröity on antanut meille hankintamenettelyjemme yhteydessä arvioidessamme toimittajiemme pätevyyttä.

Maakaasun loppuasiakkaat

• Maakaasukaupan keskitetyn tiedonvaihdon järjestelmissä käsitellään etäluennan piiriin kuuluvien luonnollisten henkilöiden kulutustietoja sekä kulutuskohteiden käyttöpaikkatunnuksia, joiden avulla käyttöpaikan kulutustiedot voidaan yhdistää asiakkaisiin vähittäismyyjien ja jakeluverkonhaltijoiden asiakasrekistereissä. Käyttöpaikkatiedot saattavat sisältää loppuasiakkaan osoitteen ja nimen.

Väärinkäytösten ilmoituskanavan käyttäjät

• Gasgridin väärinkäytösten ilmoituskanavan kautta ilmoitetut tiedot väärinkäytöksistä tai muusta epäeettisestä toiminnasta. Ilmoitus voi sisältää kolmatta henkilöä koskevia henkilötietoja, esim. nimi, yhteystiedot, kuvatiedostoja tai muita ilmoitettuun toimintaan liittyviä henkilötietoja.
• Ilmoitus saattaa sisältää myös ilmoittavaa henkilöä koskevia henkilötietoja, jos ilmoittaja niitä vapaaehtoisesti antaa (nimi- ja yhteystiedot).

Työnhakijat

• Nimi, yhteystiedot, sekä työhistoriaa ja koulutustaustaa koskevat tiedot.
• Muita tietoja, jotka Rekisteröity on antanut meille työhakemuksen yhteydessä, esimerkiksi kuva sekä työhakemukseen ja ansioluetteloon sisältyvät muut tiedot.
• Mahdolliset henkilö- ja soveltuvuusarviointeihin liittyvät tiedot sekä henkilöturvallisuusselvityksiin ja huumausainetesteihin liittyvät tiedot, voimassaolevan työelämän tietosuojalainsäädännön sääntöjä noudattaen.

Sponsorointia hakevat

• Sponsorointihakemuksen yhteydessä annetut yhteystiedot (yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot, tilinumero).
• Sponsorointihakemusten yhteydessä jätetyt mahdolliset lisätiedot sponsorointikohteesta.

Vierailijat, yhteydenotot

• Yhteydenottopyynnön tai palautteen jättämisen yhteydessä annetut tiedot, kuten yhteystiedot ja mahdollisen viestin sisältämät tiedot.
• Kuvamateriaalia Rekisteröidystä (jos vierailet toimitiloissamme, jossa on kameravalvonta tai jos olet antanut suostumuksesi kuvamateriaalisi käsittelyyn ja julkaisuun markkinointiamme varten).

Turvallisuuden verkkokurssi

• Jokainen Gasgridille töitä tekevä henkilö suorittaa turvallisuuden verkkokurssin. Kurssin suorittaja täyttää verkkokurssin statistiikkaan nimen, sähköpostiosoitteen, yrityksen ja y-tunnuksen, turvallisuus- & tulityökortin voimassaoloajan ja veronumeron.

Verkkosivujen vierailijat

• Tekniset tiedot: evästeet, IP-osoitteet, laitetiedot, verkkosivuillamme vierailukohteet ja niihin perustuva analytiikka (teknisiä tietoja ei yhdistetä nimeesi tai yhteystietoihisi)

Emme tee pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, perustuvia päätöksiä, jolla on rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia.

Henkilötietojen käsittelytarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelemme henkilötietojasi ainoastaan tarkoitukseen, jossa käsittelyn lainmukaisuus täyttyy. Käsittelytarkoituksemme perustuvat pääasiassa seuraaviin lainmukaisiin oikeusperusteisiin:

• Sopimuksen täytäntöönpanemiseksi
  • Sponsorointisopimukset (mikäli sponsorointia hakee luonnollinen henkilö).

• Lakisääteisen velvoitteemme täyttämiseksi
  • Maakaasumarkkinalain siirtoverkonhaltijan järjestelmävastuun piiriin kuuluvien palveluiden tuottaminen.
  • Alkuperätakuulain mukaiset alkuperätakuujärjestelmän ylläpitäjän vastuut.
  • Väärinkäytösten ilmoituskanavaan saapuneiden ilmoitusten käsittely perustuen Euroopan unionin direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta ja sitä implementoivaan kansalliseen lainsäädäntöön.
  • Euroopan unionin ja YK:n pakotteita koskevan lainsäädännön ja päätösten noudattaminen. 
  •  
  • Rekrytointiprosessien tietojen käsittely työelämän tietosuojan ja yhdenvertaisuuslainsäädännön mukaisesti.
  • Henkilötietojasi saatetaan myös säilyttää pakottavan lainsäädännön perusteella myös pidempään kuin ainoastaan sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mikäli tätä edellytetään esim. kirjanpitolainsäädännön perusteella.

• Oikeutettuun etuumme perustuen
  • Asiakkaiden, toimittajien ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden tietojen käsittely yhteydenpidon hoitamiseksi ja suhteen ylläpitämiseksi ja hoitamiseksi.
  • Asiakas- ja sidosryhmätiedotteiden lähettäminen.
  • Sponsorointihakemukset, sponsorointisopimukset (mikäli sponsoroinnin hakija on yhteisö).
  • Sähköpostitse lähetettävät uutiskirjeet, joissa markkinoimme tilattuun palveluun tai tuotteeseen läheisesti liitännäisiä asioita ja olemme saaneet yhteystietosi esimerkiksi www-sivuilla olevan lomakkeen kautta, sekä muu sidosryhmille lähetettävä viestintä.
  • Profiloinnin perusteella suoritettavan suoramarkkinointi. Sinulla on kielto-oikeus (opt-out) suoramarkkinointiin, josta informoimme asianmukaisesti sinua suoramarkkinointimme yhteydessä.
  • Omaisuutemme ja toimintamme turvaaminen, kun vierailet toimitiloissamme ja infrastruktuurimme varrella. Osassa tiloissamme on käytössä kameravalvonta.
  • Hankintamenettelyjemme yhteydessä, mikäli yhteisöäsi on vaadittu toimittamaan asiantuntemuksesi osoittamiseksi työhistoriaasi ja koulutustaustaasi koskevaa tietoa.
  • Asiakastyytyväisyys- ja sidosryhmäkyselyt.
  • Järjestäessämme erilaisia tapahtumia (mm. sidosryhmätapaamiset, koulutukset, pelastusharjoitukset, webinaarit, infotilaisuudet ja asiakasforumit).
  • Turvallisuuden verkkokurssin toteuttaminen.
  • Kun keräämme yhteystietosi muuta yhteydenottoamme varten.

• Sinulta saatuun suostumukseen perustuen
  • Verkkosivustoillamme käytettävät muut kuin välttämättömät evästeet
  • Jos annat vapaaehtoisen suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, kerromme suostumuksen antamisen yhteydessä sinulle, mihin käsittelytarkoitukseen olemme kulloinkin keräämässä henkilötietojasi ja mihin olet suostumuksesi antamassa. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen, milloin tahansa suostumuksen antamisen yhteydessä annettuja ohjeita noudattaen tai ottamalla yhteyttä meihin.

Miten keräämme henkilötietoja

• Lähtökohtaisesti keräämme henkilötiedot aina sinulta.
• Jos olet sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tarvittava yhteyshenkilö, voimme saada tiedot myös edustamaltasi yhteisöltä.
• Lisäksi voimme kerätä henkilötietoja myös kolmansilta osapuolilta, kuten väärinkäytösten ilmoituskanavan kautta, rekrytointiprosesseihin liittyvien testien suorittajilta, sekä yksityisistä ja julkisista rekistereistä, joita mm. ovat:
  • Suomen Asiakastieto Oy
  • Suomen Tunnistetieto Oy
  • Väestörekisteri
  • Kaupparekisteri
  • Fonecta Oy
• Maakaasua käyttävien loppuasiakkaiden osalta tietoa vastaanotetaan muilta kaasumarkkinoiden markkinaosapuolilta, jotka myös tiedottavat käsittelystä Rekisteröidyille.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja

Olemme määrittäneet säilytysajat henkilötiedoille. Säilytysajan päättymisen jälkeen tiedot poistetaan. Säilytysaika ei ole aina ennalta määrätty kiinteä aika, vaan määritetty aika perustuu käsittelytarkoituksemme ja sen lainmukaisen oikeusperusteen voimassaoloon (mm. markkinointikampanjan kesto tai sopimuksen voimassaolo) tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen.

Arvioimme säännöllisin väliajoin henkilötietojen käsittelytarkoituksia ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita, ja poistamme henkilötiedot, joiden osalta käsittelytarkoitus tai oikeusperuste on päättynyt. Esimerkiksi markkinointikampanjaamme liittyvän kilpailun järjestämiseksi keräämämme tiedot poistamme kilpailun jälkeen, ja kameravalvontamme nauhoitteet poistamme säännöllisin väliajoin, ellemme joudu säilyttämään niitä vahinkotapahtuman sattuessa oikeuksiemme turvaamiseksi.

Kenelle luovutamme henkilötietoja – henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Voimme luovuttaa henkilötietojasi valitsemillemme yhteistyökumppaneillemme, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme (mm. IT- ja pilvipalvelut, perintäyhtiöt, tapahtumakutsujen lähettäjät, viestintäkumppanit, painotalot, tapahtuma- ja kutsualustat). Varmistamme sopimuksella ja käsittelijälle annetulla ohjeistuksella, että käsittelijän tietoturva ja tietosuoja ovat lainsäädännön edellyttämällä tasolla.

Tapahtumien ja webinaarien yhteydessä saatamme luovuttaa osallistujatietoja tapahtuman yhteistyökumppaneille ja yhteisjärjestäjille. Maakaasumarkkinoiden loppuasiakkaiden tietoja luovutetaan lainsäädännön mukaisesti. Kysymme tarvittaessa suostumuksesi henkilötietojen luovutukseen. Lisäksi saatamme olla velvoitettuja luovuttamaan sinusta viranomaisille henkilötietoja (mm. tulli, verohallinto, Energiavirasto tai poliisi).

Henkilötietojen luovuttaminen kolmansiin maihin

Ensisijaisesti henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Joissain tapauksissa voimme luovuttaa ja siirtää henkilötietojasi kolmansissa maissa toimiville valitsemillemme yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme. Näissä tilanteissa noudatamme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen asettamia vaatimuksia tietojen kolmansiin maihin siirrolle:

• Komissio on päättänyt, että kyseinen kolmas maa on järjestänyt riittävän tietosuojan tason. Tälle siirrolle ei tarvita erityistä lupaa.
• Varmistamme muutoin tietosuojan riittävän tason käyttämällä esimerkiksi Euroopan komission laatimia vakiosopimuslausekkeita tietojen siirron yhteydessä ja mahdollisia muita tietosuojasääntelyn edellyttämiä suojatoimia.
• Teemme siirrosta henkilötietojen käsittelysopimuksen ja annamme käsittelijälle tarpeellisen ohjeistuksen.

Miten turvaamme henkilötietojen tietosuojan

Tietosuojasi on ensiarvoisen tärkeää. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Käytössämme ovat liiketoimintamme luonteeseen nähden asianmukaiset tekniset ja organisatoriset keinot tietosuojan turvaamiseksi ja henkilötietojen tietoturvaloukkauksen estämiseksi. Käytämme korkeiden standardien mukaisia tietoturvaohjelmistoja sekä rajoitamme pääsyn henkilötietojen käsittelyyn organisaatiossamme ja järjestelmissämme vain niille henkilöille, joiden on työtehtävissään välttämätöntä käsitellä henkilötietojasi (access control).

Palvelimet sijaitsevat erillisessä lukitussa laitetilassa ja palveluntarjoajan palvelimet hyvin suojatuissa ja valvotuissa konesaleissa. Tiedot on mm. suojattu palomuurilla ja henkilötietoihin pääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan käyttöä. Käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia hallinnoi yhtiömme tietohallinto.

Oikeutesi

Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

• Pääsy henkilötietoihisi
  • Voit tarkistaa, mitä henkilötietojasi käsittelemme. Varmistuttuamme henkilöllisyydestäsi, toimitamme sinulle käsittelemänne tiedot ja muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimat tiedot, kuten lisätietoa oikeuksistasi.
• Virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaus
  • Voit saada virheelliset tai puutteelliset tietosi korjatuksi. Ilmoitathan meille, mikäli havaitset tietojesi olevan puutteelliset tai virheelliset, niin korjaamme ne.
• Henkilötietojesi poistaminen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
  • Voit pyytää henkilötietojesi poistamista, jos esimerkiksi henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty, jos käsittely on lainvastaista tai jos henkilötiedot on poistettava, jotta voimme noudattaa lakisääteistä vaatimusta. Voit vaatia henkilötietojesi poistamista edellyttäen, että henkilötietojen poistamista ei rajoita esimerkiksi lakisääteinen velvoite tai vireillä olevan riita-asian selvittäminen.
• Henkilötietojesi käsittelyn rajoittaminen
  • Jos käsittelymme oikeusperusteesta tai tietojesi oikeellisuudesta on epäselvyyttä, voit asian selvittämisen ajaksi pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.
• Henkilötietojesi siirto järjestelmästä toiseen
  • Jos sinua koskevia henkilötietoja, jotka olet itse toimittanut, käsitellään automaattisesti suostumuksellasi tai sinun ja meidän välisen sopimuksen perusteella, voit pyytää, että tiedot toimitetaan jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja voit myös pyytää, että henkilötiedot siirretään toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.
• Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen
  • Sinulla on oikeus vastustaa tiettyä henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien esimerkiksi henkilötietojesi käsittely markkinointitarkoituksiin tai kun me muutoin käytämme käsittelyperusteena oikeutettua etuamme. Voit esimerkiksi kieltää suoramarkkinointimme sen yhteydessä ohjeistamallamme tavalla.
• Oikeus peruuttaa suostumuksesi
  • Jos käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn milloin tahansa.
• Valitus valvontaviranomaiselle
  • Sinulla on myös oikeus tehdä valituksen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle. Jos haluat tehdä valituksen kansalliselle valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä, voit tehdä sen ottamalla yhteyttä paikalliseen tietosuojaviranomaiseen. Asianomainen viranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

Pyynnöt koskien oikeuttasi henkilötietojesi poistamiseen tai tarkistamiseen pyydämme osoittamaan kirjallisesti allekirjoitettuna postitse tai sähköpostitse, jonka jälkeen olemme yhteydessä sinuun pyynnön toteuttamiseksi. Kaikki oikeuksiisi perustuvat pyynnöt pyydetään osoittamaan Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

Evästeet

Verkkosivuillamme on käytössä evästeet. Evästeet ovat tekstitiedostoja, jotka löytyvät selailuun käyttämästäsi laitteesta. Käytämme analytiikkaevästeitä käyttäjäkokemuksen parantamiseksi verkkosivuillamme ja verkkosivustomme sivujen kävijämäärän seurantaan. Voit olla hyväksymättä evästeiden käytön tai poistaa evästeet, joka voi kuitenkin rajoittaa verkkosivujemme käytettävyyttä. Lisätietoja käytetyistä evästeistä löydät evästekäytännöstämme: https://gasgrid.fi/evasteet/

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Muutamme tätä tietosuojaselostetta, jos henkilötietojen käsittelyperusteemme tai muut tämän tietosuojaselosteen laatimishetkellä voimassaolleet olosuhteet muuttuvat. Emme kuitenkaan muuta henkilötietojesi käsittelytarkoitusta ilman suostumustasi sen ollessa käsittelyn peruste. Kuvaamiemme lakisääteisten oikeuksiesi toteutumista sitoudumme noudattamaan tietosuojaselosteen muutoksesta huolimatta. Uusin versio tietosuojaselosteestamme löytyy verkkosivuiltamme (www.gasgrid.fi).

Yhteydenotot

Voit ottaa yhteyttä meihin sähköpostitse: info@gasgrid.fi.  tai palautelomakkeen kautta: https://gasgrid.fi/yhteystiedot/#anna-palautetta

Voit myös ottaa yhteyttä tai tehdä valituksen kansalliselle tietosuojaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi).

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 19.8.2021. Gasgrid Finland Oy voi päivittää tätä tietosuojaselostetta ja pyrkii käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaakseen rekisteröidylle hyvissä ajoin mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista. Gasgrid Finland Oy kehottaa rekisteröityä tarkistamaan tämän tietosuojaselosteen saatuaan tiedon sitä koskevista muutoksista.